Обязательные этапы управления
Если поинтересоваться у руководителей аптечных предприятий, каковы цели их бизнеса, то часто можно услышать: «Главное – выжить». На ближайший месяц определен желаемый объем продаж. Поднатужимся – выполним. А с первого числа каждого месяца – как с чистого листа, опять все снова… «Рецепт» нашей работы: опыт плюс 1–2 нововведения (например, размещение по настоянию медпредставителя двух видов презервативов «возле кассы справа»). Теперь ждем результатов – большой прибыли…
Конечно же, рецепт успеха гораздо сложнее. Мы уже говорили о том, что нужен системный и комплексный подход в управлении аптекой. Нужны не только голые цифры планов, но и конкретные действия, ведущие к выполнению намеченных планов. И, в первую очередь, действия, создающие конкурентное преимущество для нашей аптеки, действия по привлечению большего количества постоянных покупателей.
Всем известно, что «три кита» менеджмента – это:
- планирование,
- реализация,
- контроль.
Для иллюстрации необходимости первого этапа хочу привести фразу Марка Твена: «Как только мы потеряли из виду цель, то сразу же удвоили наши усилия». Чтобы понапрасну не расходовать материальные, финансовые и временные ресурсы, желательно планировать свою деятельность, заглядывая в «прекрасное будущее» и своими руками приближая его.
О необходимости этапа реализации и говорить нечего: без воплощения наши планы останутся в мечтах. А вот на контроле мы зачастую стараемся сэкономить время, деньги, и свои усилия. Так ли нужен контроль? Ведь что мы сделали, то сделали. А если не сделали – время не вернуть. Однако, как подчеркивается многими «гуру» менеджмента, контроль является обязательным этапом в управлении. Именно в процессе контроля руководитель получает как положительные, так и отрицательные сигналы. И тогда может ответить на вопрос «в правильном направлении мы идем, не сбились ли с пути?». Например, бесконтрольное снижение цен в погоне за конкурентом может абсолютно незаметно довести аптеку до банкротства. Бесконтрольное увеличение товарных запасов приведет к снижению ликвидности аптеки и невозможности оплачивать счета поставщиков вовремя.
Достижение высоких целей и выполнение планов – это процесс поэтапный. Именно для отслеживания правильного прохождения по этапам необходима система контроля на предприятии.
Что надо контролировать
Я думаю, вы уже прониклись уважением и серьезно относитесь к процессу контроля. Но у вас возникает вопрос: как и что контролировать?
Во-первых, основные коммерческие показатели – ежедневный объем выручки, товарный остаток, среднюю сумму чека, количество покупок за день. Причем эти показатели желательно отслеживать в динамике, сравнивая с предыдущим периодом и таким же периодом прошлого года. В то же время надо отметить, что эти показатели необходимо иметь в режиме реального времени, т.е. с возможностью получить их в любую минуту. Для чего? Для того чтобы как можно раньше заметить отклонения и получить ответ на вопрос «не пора ли изменить походку?». Эти показатели необязательно выискивать в бухгалтерских документах за прошлый период, это долго. В наш век компьютеров подобные показатели могут быть доступны вам в любой момент.
Во-вторых, финансовые показатели – динамика объема собственных оборотных средств, объем заемных оборотных средств, их стоимость, оборачиваемость кредиторской задолженности, операционный и финансовый цикл. Конечно же, один из основных финансовых показателей – рентабельность продаж и объем прибыли.
Контролировать необходимо также любые действия, связанные с деятельностью аптеки:
- соответствует ли рекламное сообщение целям фирмы?
- к чему привело снижение цен на препараты в июле? Увеличился или хотя бы стабилизировался объем продаж по этим препаратам?
- снизился ли объем продаж препарата ХХ после увеличения наценки?
- насколько увеличился объем продаж в период акции по препарату УУ?
- увеличился ли объем продаж препарата АА после размещения его в «горячей точке» возле кассы?
Контролировать нужно не только количественные, но и качественные показатели. Это значительно труднее, так как не просто сделать количественный замер качественного показателя (например, уровень обслуживания покупателей в вашей аптеке или уровень конкурентоспособности в сравнении с ближайшими аптеками). Но без контроля этих и подобных других маркетинговых показателей очень проблематично ориентироваться на рынке и двигаться в определенном направлении.
Для контроля маркетинговой деятельности необходим периодический маркетинговый аудит, в процессе которого внешний консультант-маркетолог оценит, соответствуют ли ваши коммерческие желания вашим возможностям и имеющимся ресурсам. Маркетолог определит узкие места в планировании и реализации, укажет на мало используемые сильные стороны в работе аптеки. Конечно же, маркетинговый аудит в том или ином объеме может провести управляющий аптечной сетью или маркетолог фирмы, что обязательно и нужно делать. Однако непредвзятый взгляд со стороны будет более объективен и полезен.
Возвращаясь к принципам менеджмента, хочу отметить, что руководитель не должен никому перепоручать следующие функции:
- планирование деятельности аптеки;
- распределение обязанностей по реализации намеченных планов;
- контроль действий для их корректировки.
За экономию на процессе контроля аптека и аптечная сеть может заплатить непредсказуемостью бизнеса и, в конечном счете, ухудшением финансовых показателей, потерей рыночного успеха.
Виктория КИДОНЬ
Использованы фото Shutterstock/FOTODOM UKRAINE
