Без обсуждения не обойтись
Бюрократическая канитель, казенщина, пустые разговоры без конца и конкретного результата дали основания Владимиру Маяковскому заклеймить любителей собраний острым словцом «прозаседавшиеся». Чего греха таить, большинство из нас собраний не любит, не понимает и считает их лишними. Пожалуй, ценить собрания начинают тогда, когда попадают в коллектив, в котором вообще обходятся без них. Сначала это радует. Но проходят месяцы, и человек ощущает, что снежинки мелких претензий и недоразумений превратились в снежный ком.
Кого-то гложет мысль о том, как заведующий утвердил график дежурств, не согласовав его со всеми сотрудниками. В итоге коллектив разделился на довольных и обойденных – тех, кому придется чаще других работать в выходные дни. Кто-то сетует на то, что заведующего совершенно не беспокоят сломавшиеся кондиционеры и облупившаяся краска на стенах аптеки.
Не исключено, что на эти вопросы есть убедительные ответы. Например, график дежурств составлялся в тот день, когда недовольный ныне провизор был болен, поэтому о его мнении просто забыли. Но с ним согласятся, что в таком случае следовало бы позвонить, и график пересмотрят с учетом его пожеланий. Что касается ремонта, возможно, проблема в финансах, или руководство очень придирчиво ищет хороших мастеров.
Главное, как видите, дать недовольным время и место высказать свои вопросы. Ответственным лицам – на них ответить. Присутствующим – выразить свое мнение. Всем вместе – решить, как исправить ситуацию и не допустить ее возникновения в будущем. Именно для этого и придумали собрания.
Если они не проводятся или проводятся формально – без расчета на конкретный результат, провизору остается шепотом делиться с коллегами наболевшим, рискуя стать жертвой доносов и сплетен. В противном случае недовольство, долго вынашиваемое в душе, когда-нибудь прорвется – едкой остротой, слезами обиды или вспышкой агрессии.
Читайте также: Питер Друкер: аудитор, опередивший свое время
Подготовку начинаем заранее
Получается, собрания необходимы. Просто их нужно уметь проводить. Здесь имеет значение все: и подготовка, и круг вопросов.
Нужно обязательно заранее повесить объявление с указанием дня, времени, места проведения и повесткой собрания. Однако в некоторых аптеках все сводится к тому, что заведующий выглядывает из своего кабинета и кричит: «Девочки! После работы не расходитесь! У нас собрание». Но у людей могут быть планы!
Повестку дня нужно уметь сформулировать. Заставят зевать темы вроде «Работы, приближенные к клиенту», «Рост затрат в прошлом году», «Мотивация сотрудников». А живой интерес провизора вызовет, например, такая повестка дня: «Приносит ли радость обслуживание у нас?», «Как сделать так, чтобы работа доставляла удовольствие?», «Как снизить наши затраты?».
Подготовленные схемы роста прибыли, графики дежурств, сравнительные таблицы выручки разных провизоров тоже нужно раздать загодя, чтобы каждый успел с ними ознакомиться, продумать свое мнение и ответы на возможные вопросы («Почему у Вас самая низкая выручка?»). Тогда можно ожидать живого и доброжелательного обсуждения.
Правда, не всякое собрание организовано для обсуждения. Порой его цель – просто поставить коллектив в известность о принятии какого-то решения, например, о переходе на круглосуточный режим работы. Впрочем, иные заведующие выносят подобный вопрос на обсуждение, чтобы услышать все «за» и «против», а в итоге все происходит по принципу «мы тут подумали, и я решил». Однако играть в демократию и вводить сотрудников в заблуждение заверениями, что их мнение обязательно учтут, неэтично. Они должны знать, когда их голос является решающим, а когда – совещательным.
Главное – результат
Готовясь к собранию, имейте в виду: не каждый захочет высказываться даже по самому животрепещущему вопросу. Иногда мешает собственная застенчивость, иногда – очень бойкий коллега, который не дает другим вставить и слова. Бывает, председатель собрания превращает обсуждение в свой монолог.
Нужно строго следить за регламентом. Продолжительность вступительного слова не должна превышать 3–5 минут. Слишком активных следует вежливо прерывать. Молчунов – тормошить. Обращаться к ним по имени, чтобы они «включились», а потом задавать вопрос.
Но если кто-то из сотрудников находится в радостном возбуждении, потому что его дочь выходит замуж, или, наоборот, расстроен болезнью близкого родственника, конфликтом с покупателем, не трогайте его. Дайте человеку прийти в себя. Если он захочет, то выступит потом сам. Когда голова и сердце человека заняты чем-то совсем нерабочим, вряд ли его участие в собрании будет продуктивным. По этой же причине не стоит ставить важные вопросы в повестку того собрания, которое вы предполагаете плавно превратить в первомайское застолье.
Как бы хорошо ни было проведено собрание, оно обесценивается, если в конце не прозвучали конкретные выводы и не приняты выполнимые решения. «Поручить Иваненко купить вазон в зал продаж, а Петренко – сделать книгу жалоб и предложений» звучит куда как действеннее, чем «Повысить качество обслуживания». Все это следует занести в протокол и на следующем собрании посмотреть, насколько успешно каждый справился со своим заданием.
Эти «постановления» принимает и озвучивает председатель. Он, как капитан команды «Что? Где? Когда?», должен услышать все мнения, на основе прозвучавшего выработать оптимальное решение и преподнести его так, чтобы каждый из присутствующих почувствовал, что в той или иной мере был полезен, повлиял на ситуацию, а значит, не потерял время даром.
Использованы фото Shutterstock/FOTODOM UKRAINE