Товарооборот или товарозастой?

фармацевт

Найти баланс

Две главные ошибки, связанные с формированием запасов – это накопление излишков и нехватка товара. Когда вы закупаете и храните слишком много всего, ваш денежный поток замедляется. Чем больше продуктов у вас на полках, тем меньше ваш банковский счет, с которого вы должны проводить регулярные платежи. К тому же требуются расходы на хранение еще не проданных товаров, особенно если есть специальные нормы по температурному режиму. Если вы не сможете оперативно избавиться от остатков, то рискуете столкнуться с кризисом платежеспособности. У товаров также может истечь срок годности, и вы просто потеряете деньги.

В то же время слишком маленький товарный запас тоже чреват финансовыми потерями. Слишком частая доставка повышает трудо-затраты и время на получение, проверку и складирование товара. Кроме того, вы рискуете столкнуться с дефектурой. Если у вас не окажется нужного препарата, клиент не будет ждать, а уйдет в другую аптеку. Следовательно, главная задача управления товарными запасами – найти баланс между избыточным и недостаточным количеством товара, а точнее, баланс между тремя типами издержек:

  • Издержки заказа товара, т.е. затраты, связанные с доставкой, получением, проверкой и размещением товара.
  • Издержки на хранение единицы товара. Сюда же можно включить и расходы, связанные с «заморозкой» части оборотных средств, вложенных в товар, а также потери в связи с истечением срока годности.
  • Издержки дефектуры – убытки, которые несет аптека из-за потерянных продаж, связанных с отсутствием запасов, особенно в самых продаваемых категориях. Их стоимость труднее всего измерить, но часто легче всего увидеть.

Полезные показатели

Чтобы понять, насколько хорошо работает система управления товарными запасами в аптеке, необходимо регулярно отслеживать ключевые показатели ее эффективности. Самый важный из них – это коэффициент оборачиваемости, который показывает, сколько раз вы полностью «проворачиваете» свои товарные запасы за один год. Этот показатель можно рассчитать по формуле:

Коэффициент оборачиваемости = годовая себестоимость запасов ÷ среднее количество запасов, где среднее количество запасов = (запасы на начало года + запасы на конец года) ÷ 2. (Иногда вместо среднего количества запасов используют общее количество запаса, которое можно найти в балансовой ведомости).

Коэффициент оборачиваемости должен быть больше 10. Если это не так, возможно, вам придется пересмотреть свою стратегию управления запасами. Хорошо, если этот показатель составляет от 12 до 18 – чем выше, тем лучше.

Полезно также высчитать количество дней, необходимое для оборота запасов вашей аптеки:

Время оборота запаса = 365 ÷ коэффициент оборачиваемости.

В идеале, чтобы полностью обернуть товарные запасы, аптеке требуется от 20 до 37 дней.

Еще один полезный показатель – процент чистой прибыли:

Процент чистой прибыли = среднее количество запасов ÷ чистая прибыль.

Чем выше результат, тем больше денег вы зарабатываете.

Алгоритмы заказа

Сегодня, как правило, товарные запасы в аптеках не измеряются на глазок и не контролируются вручную, а управляются специальным программным обеспечением, которое хранит записи по каждой товарной позиции, автоматически учитывает каждую транзакцию и посылает уведомления, когда запасы подходят к концу. Но в какой именно момент компьютерная система должна это сделать? Какой запас товара следует считать минимальным? Где установить точку повторного заказа, чтобы не допустить дефектуры и одновременно не перегружать полки товаром? Одним из методов выбора таких точек на основе годовых данных о затратах и спросе является расчет по формуле:

Экономичный размер заказа = √(2RC/H), где: R – годовой объем продаж товара (годовой спрос), C – издержки на заказ единицы товара, H – издержки на хранение единицы товара.

Результатом этого уравнения является то количество товара, которое вы должны покупать при каждом заказе, чтобы минимизировать общие переменные издержки.

Большинство программных решений для автоматизации управления товарными запасами используют алгоритм min/max, где значение «min» представляет остаток товара, при котором система инициирует повторный заказ, а значение «max» – целевой уровень запаса после повторного заказа. При использовании этого метода экономичный размер заказа должен быть разницей между вашим минимумом и максимумом. Например, если он равен 50 упаковкам, ваш минимум может составлять 10, а максимум 60. Каждый раз, когда в аптеке будет оставаться 10 упаковок товара, вы будете заказывать еще 50, чтобы пополнить свой запас до максимума.

Еще один метод оптимизации товарных запасов состоит в разделении их на базовые и страховые (резервные). Базовый запас – это та часть товара, которую вы пополняете после продажи клиентам, страховой – то, что держите на всякий случай. В алгоритме min/max значение min отражает резервный запас. И основное правило заключается в том, что каждый день в аптеке должен быть достаточный базовый запас и как можно меньший страховой. В теории аптека могла бы и во-все обходиться без него, если есть надежный поставщик и стабильный, хорошо предсказуемый спрос. Другими словами, вы должны точно знать, кто войдет в вашу аптеку в ближайшее время и что именно он закажет, а также иметь гарантию того, что поставщик найдет нужный вам товар и доставит его строго к назначенному времени. Но поскольку так происходит не всегда, резервный запас, пусть даже минимальный, все-таки необходим.

Инвентаризация и анализ

Впрочем, каким бы совершенным программным обеспечением вы ни пользовались, без проведения инвентаризации, т.е. физического подсчета остатков не обойтись. Наверняка, вы хотя бы однажды сталкивались с ситуацией, когда компьютер говорит, что товар есть в наличии, но вы не можете его найти. Что это – программная ошибка, или товар просто затерялся на полках?

Для проведения инвентаризации нет нужды дополнительно нанимать сотрудника, закрывать аптеку или работать сверхурочно. Однако необходимо, чтобы был человек, ответственный за сбор и анализ информации по товарным остаткам.

Без инвентаризации нельзя ответить на этот вопрос. Обычно этот процесс является частью текущей работы фармацевтов. Все товарные запасы подразделяются на небольшие секции, и сотрудники аптеки постепенно выполняют подсчет остатков в этих секциях, переходя от одной к другой.

Расчет оптимального товарного запаса по каждой позиции – дело трудоемкое. К тому же здесь необходимо учитывать сезонные колебания спроса, глубину ассортимента, конкуренцию внутри товарных групп и пр. Также нужно постоянно отслеживать «неподвижные» товары, которые подолгу лежат на полках, не принося ни копейки денег. Хотя бы раз в квартал (а желательно чаще) нужно составлять список товаров, которые не были проданы за последние 30, 60 и 120 дней, а так-же отслеживать другие тенденции: изменения спроса, частоты заказов, колебания цен и пр.

Если у вас не хватает ресурсов на анализ каждой торговой позиции, в первую очередь обратите внимание на самые прибыльные товары и категории. Вы можете применить правило 80/20 (принцип Парето), поскольку 20% товаров обычно обеспечивают 80% прибыли, и уделить особое внимание анализу тенденций по самым доходным товарам.

Такие регулярные проверки, наряду с инвентаризацией, настройкой программного обеспечения и расчетом ключевых показателей эффективности помогут оптимизировать управление товарными запасами и принимать более взвешенные решения при закупках. Кроме того, вы сможете лучше планировать мероприятия по усилию сбыта, например, по привлечению новых клиентов, улучшению мерчандайзинга, стимулированию продаж и импульсивных покупок.

 

Прокрутить вверх