Временные трудности? Переждать!
Самый простой способ избавиться от медлительного сотрудника – это увольнение. Однако в условиях дефицита квалифицированных провизоров и фармацевтов далеко не каждый заведующий аптекой решится совершить столь кардинальный шаг. Если желание сохранить сотрудника все-таки возьмет верх над раздражением, вызванным безуспешными попытками убедить его делать все вовремя, то руководителю придется попытаться понять причины медлительности и помочь подчиненному избавиться от нее.
Время от времени каждый человек может медлить с выполнением служебных заданий. Плохое самочувствие, усталость, проблемы в семье – эти факторы нередко подрывают трудовой энтузиазм, особенно у женщин. Однако такие неприятности имеют временный характер: человек либо справляется с ними, либо привыкает жить в новых условиях. И в том и в другом случае через какое-то время он возвращается к нормальному ритму работы, а, возможно, даже начинает выполнять свои обязанности с удвоенной энергией, находя в них способ уйти от жизненных неурядиц.
Совет руководителю. Если бизнес страдает от медлительности человека, за которым раньше ничего подобного не замечалось, прежде всего, доверительно поговорите с ним, чтобы разобраться в происходящем. Обязательно скажите, насколько вы и компания в целом заинтересованы в нем, предложите помощь. Выслушав сотрудника, объясните ему свою позицию. Скажите, что промедления с его стороны негативно сказываются на работе. Возможно, вам удастся найти компромисс, например, предложить сотруднику взять небольшой отпуск или временно «разгрузить» его, сократив рабочие обязанности. Главное, чтобы человек почувствовал вашу поддержку. Это поможет ему справиться с проблемами но и станет стимулом для дальнейшей работы.
Условия работы? Улучшить!
Еще одним враг оперативности – влияние внешних факторов. Согласитесь, человеку сложно полностью сконцентрироваться на выполнении ответственного поручения в условиях физического или психологического дискомфорта. Шум, слишком тусклый свет, духота, холод – любой из этих факторов может вывести сбить с правильного настроя. Кроме того, от выполнения срочной и важной задачи человека могут отвлекать его рутинные повседневные обязанности, постоянные телефонные звонки, необходимость отвечать на вопросы коллег, вести беседы с клиентами.
Совет руководителю. Если причиной промедления являются объективные внешние факторы, постарайтесь оградить сотрудника от них хотя бы на время выполнения задания. Предложите ему воспользоваться вашим кабинетом или сдвинуть график работы, например, выйти на работу за несколько часов до открытия аптеки. Если порученное сотруднику задание действительно важно для компании, освободите его от текущих дел и проследите, чтобы ему не пришлось выполнять «чужую» работу.
Ошибки руководства? Не допускать!
Разбирая причины нерасторопности подчиненных, руководитель, в первую очередь, должен проанализировать собственные ошибки. Вполне возможно,что сотрудники «тянут время» из-за неграмотного управления, неправильной мотивации или нечеткой постановки задачи.
Так, давая поручения, многие руководители забывают установить сроки их выполнения или не считают нужным объяснять их важность. В этом случае распоряжения могут быть восприняты всего лишь как «пожелания» на будущее. Сотрудники примут их к сведению, но вновь сконцентрируются на текущих делах.
Еще одной ошибкой бывает неравномерное распределение обязанностей между сотрудниками. Человеку нелегко настроиться на ударную работу, если его коллеги явно не перетруждаются, к примеру, долго пьют кофе и ведут беседы о посторонних вещах.
Наконец, постоянное промедление может быть связано с тем, что сотрудник уверен: овчинка выделки не стоит. Он не верит, что его усилия будут вознаграждены надлежащим образом, следовательно, не видит смысла торопиться с выполнением задания.
Совет руководителю. Поручая подчиненному ответственное задание, не забывайте сразу же оговаривать срок, к которому вы хотите получить хотя бы предварительный результат. Объясните сотруднику, насколько важна порученная ему задача, заранее обсудите его полномочия (например, возможность привлекать к работе коллег), а также вознаграждение (благодарность руководства, бонус к зарплате, дополнительный день к отпуску и пр.), на которое он сможет рассчитывать, справившись к сроку.
Неуверенность в своих силах? Поддержать!
Если сотрудник никак не может приступить к исполнению поручения, возможно, он просто не знает с чего начать. Людей, как правило, пугают слишком масштабные задачи, решение которых требует нестандартного подхода.
Промедление также бывает связано со страхом сотрудника не справиться с ответственным поручением, подвести коллектив и руководителя. Чаще всего так происходит с людьми, имеющими заниженную самооценку. Еще не приступив к решению новой задачи, они заранее предчувствуют свой провал и стремятся оправдаться небывалой загруженностью.
Совет руководителю. Часто люди переоценивают масштаб предстоящей работы из-за нечеткой постановки задачи руководителем. Поэтому вы должны вместе с сотрудником проанализировать объем работ, разбить общую задачу на составные части, подсказать возможные варианты решения. Если вы уверены, что поручение под силу выполнить одному человеку, подбодрите его, заверив, что не сомневаетесь в его профессионализме. И не забудьте сказать, что он в любой момент может рассчитывать на вашу помощь.
Расставляем приоритеты
Зачастую проблема сотрудников заключается в неумении расставлять приоритеты. Решить ее можно при помощи «Матрицы Эйзенхауэра», т.е. ранжировать все дела по двум критериям: «срочность» и «важность», а затем поделить на четыре группы: «срочные и важные», «важные и не срочные», «срочные и не важные», «не срочные и не важные». Получив таким образом наглядное представление о состоянии дел, легко проанализировать, на что тратит время сотрудник. Если львиную долю его рабочего дня отнимают дела невысокой важности (а именно к этой категории относится большинство рутинных операций), не удивительно, что у него не остается ни времени, ни сил на выполнение ответственных поручений руководства.
Попытка манипуляции? Пресечь!
Помочь подчиненному оперативнее выполнить задание невозможно, если тот нарочно затягивает работу. Как правило, таким способом сотрудник пытается повлиять на руководителя для достижения личных целей. В психологии этот прием называется манипуляцией. Вместо того чтобы сказать прямо: «Я считаю, что и без того сделал достаточно и вместо очередного поручения хотел бы получить отпуск или прибавку к зарплате», он «доводит» эту мысль до сведения начальства своим поведением.
Совет руководителю. Если вы считаете, что медлительность сотрудника – лишь способ манипуляции, дайте ему понять, что понимаете его истинные мотивы. Признайте его достижения и постарайтесь найти взаимовыгодный компромисс. Только таким образом вам удастся лишить сотрудника возможности воздействовать на вас с позиции силы, вернуть себе контроль над ситуацией и перевести отношения в разряд партнерства.
Намеренный саботаж? Уволить!
Если ни одна из приведенных стратегий не срабатывает, не остается ничего другого, как усмотреть в действиях сотрудника саботаж. Бросать открытый вызов руководителю решаются немногие. «Недовольные» сотрудники предпочитают игнорировать его распоряжения под разными предлогами.
Совет руководителю. Со смутьянами никаких церемоний разводить не следует. Любые попытки решить проблему мирным путем будут восприняты как проявление вашей слабости. Предложите человеку высказаться напрямую. Если же он не примет ваши условия – смело увольняйте его, иначе «саботажник» может не только подорвать ваш авторитет, но и разрушить коллектив.
Читайте также: Как правильно давать поручения подчиненным: советы психолога
Использованы фото Shutterstock/FOTODOM UKRAINE
