Основные принципы системного подхода
В рамках системного подхода любая организация рассматривается как открытая система, способная меняться под влиянием внутренних и внешних факторов. От иных систем ее всегда отличает наличие цели, например, получение прибыли. Этой цели должны подчиняться все процессы, происходящие в компании.
Система состоит из взаимосвязанных элементов (отделов, подразделений, филиалов). Они могут иметь свои задачи, но не вступать в противоречие с другими элементами и общей целью. Каждый из них вносит свой вклад в формирование единства системы, причем элементы, имеющие второстепенное значение в одних условиях, могут оказаться важными при изменении обстоятельств.
Главная задача управления системой – определить и усовершенствовать механизмы, связывающие все ее элементы, заставить их двигаться к общей цели. Для этого нужно уметь переходить от единства к декомпозиции и обратно. Т.е. оценивать систему как одно целое, разбивать ее на составные части, приводить в порядок их связи и снова оценивать систему как единый организм.
Триада «вход – преобразование – выход»
Открытая система всегда имеет «вход» (все, что поступает извне: информация, капитал, человеческие ресурсы, материалы, оборудование и пр.) и «выход» (объем товаров и услуг).
Внутри системы благодаря ее «энергии» (люди, орудия труда, новшества) происходит процесс «преобразования» входных компонентов в выходные. С помощью триады «вход – преобразование – выход» можно описать динамику любой системы. Ее анализ начинается с исследования параметров «выхода», который дает понимание, какие товары и услуги необходимо производить, в какие сроки, по какой цене, чтобы получить конкурентоспособную продукцию (услуги) и понять, кто будет ее покупателем.
После этого определяют параметры «входа», т.е. анализируют потребность в ресурсах и изучают процессы, преобразующие их в готовую продукцию. Чем эффективнее эта трансформация, тем большую добавленную стоимость имеют «выходы» системы и тем больше их количество.
Преимущества системного подхода
Многие компании идут по пути локальной оптимизации, когда каждый руководитель среднего звена стремится максимально улучшить работу своего подразделения. Однако он часто не учитывает, что, увенчавшись успехом, его действия нанесут вред организации в целом. Так, с точки зрения начальника транспортного отдела дистрибуторской компании нет смысла доставлять товар чаще одного раза в неделю, ведь машина будет ездить полупустой. Но если он произведет такую «оптимизацию», компания потеряет множество клиентов, которых хотят получать товар чаще. При системном подходе подобного не случится, ведь решение частных проблем здесь всегда подчиняется достижению главной цели.
Системный подход не концентрирует внимание на отдельных элементах, а позволяет взглянуть на организацию в целом.
Кроме того, системный подход позволяет минимизировать роль личности в успехе компании. Организации, где все завязано на руководителе (его связях, профессионализме, личных качествах, стиле управления и пр.), как правило, очень неустойчивы. Стоит ему на время заболеть или, что еще хуже уволиться, рабочий процесс разваливается на глазах.
При системном подходе любой производственный процесс в компании доводится до автоматизма, поэтому ежедневная деятельность идет «сама собой», без прямого вмешательства руководителя, усилия которого вместо этого направляются на инновации и планирование.
Облегчается и процесс подготовки кадров. Фактически задача новичка сводится к тому, чтобы, ознакомившись с должностными инструкциями, «вписаться» в систему. Она же благодаря грамотной организации всех процессов в компании возьмет на себя его дальнейшее обучение и не позволит допустить серьезных ошибок.
