Основні принципи системного підходу
У рамках системного підходу будь-яку організацію розглядають як відкриту систему, здатну змінюватися під впливом внутрішніх і зовнішніх чинників. Від інших систем її завжди відрізняє наявність мети, наприклад, отримання прибутку. Цій меті мають підпорядковуватися всі процеси, що відбуваються в компанії.
Система складається із взаємопов’язаних елементів (відділів, підрозділів, філій). Вони можуть мати свої завдання, але не вступати в протиріччя з іншими елементами і загальною метою. Кожен із них робить свій внесок у формування єдності системи, причому елементи, що мають другорядне значення в одних умовах, можуть виявитися важливими за зміни обставин.
Карл Людвіг фон Берталанфі розробив системний підхід
Головне завдання управління системою – визначити й удосконалити механізми, що зв’язують усі її елементи, змусити їх рухатися до спільної мети. Для цього потрібно вміти переходити від єдності до декомпозиції і назад. Тобто оцінювати систему як одне ціле, розбивати її на складові частини, упорядковувати їхні зв’язки і знову оцінювати систему як єдиний організм.
Тріада «вхід – перетворення – вихід»
Відкрита система завжди має «вхід» (усе, що надходить ззовні: інформація, капітал, людські ресурси, матеріали, устаткування тощо) і «вихід» (обсяг товарів і послуг).
Усередині системи завдяки її «енергії» (люди, знаряддя праці, нововведення) відбувається процес «перетворення» вхідних компонентів на вихідні. За допомогою тріади «вхід – перетворення – вихід» можна описати динаміку будь-якої системи. Її аналіз починається з дослідження параметрів «виходу», який дає розуміння, які товари та послуги необхідно виробляти, в які терміни, за якою ціною, щоб отримати конкурентоспроможну продукцію (послуги) і зрозуміти, хто буде її покупцем.
Після цього визначають параметри «входу», тобто аналізують потребу в ресурсах і вивчають процеси, що перетворюють їх на готову продукцію. Що ефективніша ця трансформація, то більшу додану вартість мають «виходи» системи і то більша їхня кількість.
Переваги системного підходу
Багато компаній йдуть шляхом локальної оптимізації, коли кожен керівник середньої ланки прагне максимально поліпшити роботу свого підрозділу. Однак він часто не враховує, що, увінчавшись успіхом, його дії завдадуть шкоди організації загалом. Так, з погляду начальника транспортного відділу дистриб’юторської компанії немає сенсу доставляти товар частіше ніж один раз на тиждень, адже машина їздитиме напівпорожньою. Але якщо він зробить таку «оптимізацію», компанія втратить безліч клієнтів, яких хочуть отримувати товар частіше. За системного підходу подібного не станеться, адже розв’язання приватних проблем тут завжди підпорядковується досягненню головної мети.
Системний підхід не концентрує увагу на окремих елементах, а дає змогу поглянути на організацію в цілому.
Крім того, системний підхід дає змогу мінімізувати роль особистості в успіху компанії. Організації, де все зав’язано на керівнику (його зв’язках, професіоналізмі, особистих якостях, стилі управління тощо), як правило, дуже нестійкі. Варто йому на якийсь час захворіти або, що ще гірше, звільнитися, робочий процес розвалюється на очах.
За системного підходу будь-який виробничий процес у компанії доводиться до автоматизму, тож щоденна діяльність іде «сама собою», без прямого втручання керівника, зусилля якого натомість спрямовуються на інновації та планування.
Полегшується і процес підготовки кадрів. Фактично завдання новачка зводиться до того, щоб, ознайомившись із посадовими інструкціями, «вписатися» в систему. Вона ж завдяки грамотній організації всіх процесів у компанії візьме на себе його подальше навчання і не дозволить припуститися серйозних помилок.
