Тимчасові труднощі? Перечекати!
Найпростіший спосіб позбутися повільного співробітника – це звільнення. Однак в умовах дефіциту кваліфікованих провізорів і фармацевтів далеко не кожен завідувач аптеки наважиться зробити такий кардинальний крок. Якщо бажання зберегти співробітника все-таки візьме гору над роздратуванням, спричиненим безуспішними спробами переконати його робити все вчасно, то керівнику доведеться спробувати зрозуміти причини повільності й допомогти підлеглому позбутися її.
Час від часу кожна людина може зволікати з виконанням службових завдань. Погане самопочуття, втома, проблеми в сім’ї – ці чинники нерідко підривають трудовий ентузіазм, особливо в жінок. Однак такі неприємності мають тимчасовий характер: людина або справляється з ними, або звикає жити в нових умовах. І в тому, і в іншому випадку через певний час вона повертається до нормального ритму роботи, а, можливо, навіть починає виконувати свої обов’язки з подвоєною енергією, знаходячи в них спосіб уникнути життєвих негараздів.
Порада керівнику. Якщо бізнес страждає від повільності людини, за якою раніше нічого подібного не помічалося, перш за все, довірливо поговоріть із нею, щоб розібратися в тому, що відбувається. Обов’язково скажіть, наскільки ви і компанія загалом зацікавлені в ньому, запропонуйте допомогу. Вислухавши співробітника, поясніть йому свою позицію. Скажіть, що зволікання з його боку негативно позначаються на роботі. Можливо, вам вдасться знайти компроміс, наприклад, запропонувати співробітнику взяти невелику відпустку або тимчасово “розвантажити” його, скоротивши робочі обов’язки. Головне, щоб людина відчула вашу підтримку. Це допоможе їй впоратися з проблемами та стане стимулом для подальшої роботи.
Умови роботи? Покращити!
Ще один ворог оперативності – вплив зовнішніх факторів. Погодьтеся, людині складно повністю сконцентруватися на виконанні відповідального доручення в умовах фізичного або психологічного дискомфорту. Шум, надто тьмяне світло, задуха, холод – будь-який із цих чинників може вивести з правильного настрою. Крім того, від виконання термінового і важливого завдання людину можуть відволікати її рутинні повсякденні обов’язки, постійні телефонні дзвінки, необхідність відповідати на запитання колег, вести бесіди з клієнтами.
Порада керівнику. Якщо причиною зволікання є об’єктивні зовнішні чинники, постарайтеся захистити співробітника від них хоча б на час виконання завдання. Запропонуйте йому скористатися вашим кабінетом або зрушити графік роботи, наприклад, вийти на роботу за кілька годин до відкриття аптеки. Якщо доручене співробітнику завдання дійсно важливе для компанії, звільніть його від поточних справ і простежте, щоб йому не довелося виконувати “чужу” роботу.
Помилки керівництва? Не допускати!
Розбираючи причини нерозторопності підлеглих, керівник насамперед має проаналізувати власні помилки. Цілком можливо, що співробітники “тягнуть час” через неграмотне управління, неправильну мотивацію або нечітку постановку завдання.
Так, даючи доручення, багато керівників забувають установити терміни їх виконання або не вважають за потрібне пояснювати їхню важливість. У цьому випадку розпорядження можуть бути сприйняті лише як “побажання” на майбутнє. Співробітники візьмуть їх до відома, але знову сконцентруються на поточних справах.
Ще однією помилкою буває нерівномірний розподіл обов’язків між співробітниками. Людині нелегко налаштуватися на ударну роботу, якщо її колеги явно не перепрацьовують, приміром, довго п’ють каву і ведуть бесіди про сторонні речі.
Нарешті, постійне зволікання може бути пов’язане з тим, що співробітник упевнений: овчинка вичинки не варта. Він не вірить, що його зусилля будуть винагороджені належним чином, отже, не бачить сенсу поспішати з виконанням завдання.
Порада керівнику. Доручаючи підлеглому відповідальне завдання, не забувайте одразу ж обумовлювати термін, до якого ви хочете отримати хоча б попередній результат. Поясніть співробітнику, наскільки важливим є доручене йому завдання, заздалегідь обговоріть його повноваження (наприклад, можливість залучати до роботи колег), а також винагороду (подяка керівництва, бонус до зарплати, додатковий день до відпустки тощо), на яку він зможе розраховувати, якщо впорається вчасно.
Невпевненість у своїх силах? Підтримати!
Якщо співробітник ніяк не може приступити до виконання доручення, можливо, він просто не знає, з чого почати. Людей, як правило, лякають занадто масштабні завдання, розв’язання яких вимагає нестандартного підходу.
Зволікання також буває пов’язане зі страхом співробітника не впоратися з відповідальним дорученням, підвести колектив і керівника. Найчастіше так відбувається з людьми, які мають занижену самооцінку. Ще не приступивши до вирішення нового завдання, вони заздалегідь передчувають свій провал і прагнуть виправдатися небувалою завантаженістю.
Порада керівнику. Часто люди переоцінюють масштаб майбутньої роботи через нечітку постановку завдання керівником. Тому ви повинні разом зі співробітником проаналізувати обсяг робіт, розбити загальну задачу на складові частини, підказати можливі варіанти вирішення. Якщо ви впевнені, що доручення під силу виконати одній людині, підбадьорте її, запевнивши, що не сумніваєтеся в її професіоналізмі. І не забудьте сказати, що він у будь-який момент може розраховувати на вашу допомогу.
Найчастіше проблема співробітників полягає в невмінні розставляти пріоритети. Вирішити її можна за допомогою “Матриці Ейзенхауера”, тобто ранжувати всі справи за двома критеріями: “терміновість” і “важливість”, а потім поділити на чотири групи: “термінові та важливі”, “важливі та не термінові”, “термінові та не важливі”, “не термінові та не важливі”. Отримавши таким чином наочне уявлення про стан справ, легко проаналізувати, на що витрачає час співробітник. Якщо левову частку його робочого дня забирають справи невисокої важливості (а саме до цієї категорії належить більшість рутинних операцій), не дивно, що в нього не залишається ні часу, ні сил на виконання відповідальних доручень керівництва.
Спроба маніпуляції? Припинити!
Допомогти підлеглому оперативніше виконати завдання неможливо, якщо той навмисне затягує роботу. Як правило, у такий спосіб співробітник намагається вплинути на керівника для досягнення особистих цілей. У психології цей прийом називається маніпуляцією. Замість того щоб сказати прямо: “Я вважаю, що і без того зробив достатньо і замість чергового доручення хотів би отримати відпустку або надбавку до зарплати”, він “доводить” цю думку до відома начальства своєю поведінкою.
Порада керівнику. Якщо ви вважаєте, що повільність співробітника – лише спосіб маніпуляції, дайте йому зрозуміти, що розумієте його справжні мотиви. Визнайте його досягнення і постарайтеся знайти взаємовигідний компроміс. Тільки в такий спосіб вам вдасться позбавити співробітника можливості впливати на вас з позиції сили, повернути собі контроль над ситуацією і перевести відносини в розряд партнерства.
Навмисний саботаж? Звільнити!
Якщо жодна з наведених стратегій не спрацьовує, не залишається нічого іншого, як угледіти в діях співробітника саботаж. Кидати відкритий виклик керівникові наважуються далеко не всі. “Незадоволені” співробітники воліють ігнорувати його розпорядження під різними приводами.
Порада керівнику. Зі баламутами жодних церемоній розводити не слід. Будь-які спроби розв’язати проблему мирним шляхом будуть сприйняті як прояв вашої слабкості. Запропонуйте людині висловитися безпосередньо. Якщо ж вона не прийме ваших умов – сміливо звільняйте її, інакше “саботажник” може не тільки підірвати ваш авторитет, а й зруйнувати колектив.
Читайте також: Як правильно давати доручення підлеглим: поради психолога
Використано фото Shutterstock/FOTODOM UKRAINE
