Между двумя ловушками
Две главные ловушки, подстерегающие каждого руководителя, который пытается согласовать ограниченное рабочее время и почти безграничное количество задач, — микроменеджмент и недостаточная вовлеченность в дела компании. Попадая в первую из них, руководитель пытается контролировать все аспекты работы аптеки самостоятельно. Мелочь захлестывает его настолько, что на стратегические вопросы не остается сил и времени. Времени не хватает и на личную жизнь: детей, друзей, хобби, отдых, что впоследствии приводит к эмоциональному выгоранию. Другая крайность — руководитель, который почти не интересуется текущими делами компании. Изредка появляясь перед глазами своих подчиненных (которых он иногда даже не помнит в лицо), он знакомит их с очередным гениальным стратегическим замыслом, который на фоне будничных вопросов выглядит рассказом писателя-фантаста, «нарезает» новых задач и поручений, а потом исчезает, никак не помогая в решении реальных проблем.
Способ, которым директора распределяют свое время и свое присутствие, имеет решающее значение не только для их собственной эффективности, но и для деятельности компаний. От того, где и как именно будут задействованы руководители, зависят приоритеты их подчиненных. К тому же директор, уделяющий недостаточно времени коллегам, будет казаться нелюдимым, а тот, кто стремится непосредственно принимать все решения, рискует подорвать инициативу сотрудников.
Чтобы помочь руководителям найти баланс между микроменеджментом и недостаточной вовлеченностью, специалисты Гарвардской школы бизнеса провели опрос 27 руководителей крупных компаний, отслеживая, как каждый из них проводил свое время в течение 13 недель. Учёные проанализировали лучшие стратегии и выдали ряд рекомендаций, которые пригодятся руководителям любых уровней, которые пытаются эффективнее управлять своим временем.
Готовьтесь работать больше
Для руководителя не существует привычной рабочей недели. Гарвардское исследование показало, что генеральные директора работают не восемь, а в среднем 9,7 часов в день. Большинство из них решают рабочие вопросы также на выходных и в отпуске.
Главной причиной чрезмерной загрузки, по наблюдениям ученых, была ответственность за каждую часть бизнеса. Даже имея достойных заместителей, которые неплохо управляют отдельными направлениями работы, руководитель должен найти время, чтобы выслушать каждого из них, ведь без этого он не сможет принимать правильные бизнес-решения.
Чтобы компенсировать переработку, ученые Гарварда советуют иметь не только рабочие, но и личные планы. Это позволит не терять бесцельно драгоценные часы отдыха, а посвятить их заранее запланированным занятиям спортом, семейным делам, путешествиям и встречам с друзьями.
Доверяйте людям и процедурам
Наличие команды, которой можно доверять, является одним из ключевых компонентов удачного тайм-менеджмента для руководителей. Ученые обнаружили, что когда подчиненные, в частности менеджеры среднего звена, не эффективны, директорам приходится тратить много времени на работу, которую мог бы сделать кто-то ниже по корпоративной иерархии. Зато руководители, которые создали сильную команду и уверенно делегируют задачи, выполняют меньше рутинной работы. Они могут сосредоточиться на более широкой картине бизнеса. В целом, руководители, принявшие участие в гарвардском исследовании, тратят 21% своего времени на разработку стратегии бизнеса.
Чтобы быть уверенным в эффективности своей команды, руководителю приходится постоянно контролировать подчиненных. Если речь идет о двух-трех заместителях, менеджерах или сотрудниках, ответственных за отдельные направления работы, найти на это время несложно. Но проконтролировать всех работников почти невозможно.
Руководителю аптеки физически не хватит времени, чтобы лично утверждать каждое решение фармацевтов, работающих за первым столом. А значит, следует разработать систему, чтобы их решения автоматически были правильными. Это можно сделать с помощью стандартных процедур и процессов (для каждой позиции в штате аптеки), которые превратят работу в четко отлаженный механизм. В этом случае руководителю придется вмешиваться только в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств.
Имейте повестку дня
Руководители должны организовывать свое рабочее время так, чтобы потратить его максимально эффективно. Для этого им нужен план, или повестка дня, в которой приоритеты будут уравновешены между неотложными делами и не менее важными стратегическими задачами с «открытой датой».
По статистике, которую выявило гарвардское исследование, почти 11% своего времени директора крупных компаний тратят на рутинные обязанности. Чтобы уменьшить эту долю, которая в небольших и средних компаниях может быть еще больше, ученые призывают руководителей внимательно присмотреться к каждому виду деятельности, который можно считать обязательным. Следует задать себе вопрос, действительно ли такие дела служат важной цели? Если ответ будет отрицательным, можно смело перекладывать рутинные обязанности на плечи подчиненных.
Однако существует и исключение из этого правила. Ритуалы и традиции, связанные с налаживанием и поддержанием личностных отношений, руководителю компании отвергать нельзя. Например, приветственная беседа с новым сотрудником или регулярные встречи с подчиненными, которые мотивируют и поддерживают, могут играть важную символическую роль и способствовать укреплению ценностей и культуры компании. Однако руководитель должен следить за тем, чтобы такие мероприятия в совокупности не занимали больше времени, чем он может себе позволить.
Предвидьте непредвиденное
Составляя план на день, руководителю не стоит расписывать каждую свободную минуту, ведь в любой компании есть много вещей, которые невозможно спрогнозировать. По наблюдениям гарвардских исследователей, 43% своего рабочего времени генеральные директора тратят на деятельность, которая помогает им выполнять пункты повестки дня, а примерно 36% времени у них отбирают неожиданные проблемы, которые появляются в течение дня.
Итак, если руководитель заранее распланирует все свое рабочее время, некоторые из запланированных задач останутся невыполненными, что усилит уровень стресса, а если не заполнять 20-30% строк на странице дневника, то есть шанс, что все задачи будут завершены вовремя.
Кстати, гарвардские ученые дают руководителям еще один неплохой совет по планированию рабочего дня. Чтобы защитить свое время, стоит иногда планировать встречи с… самим собой. Выделив на них несколько строк в своем еженедельнике, вы можете быть уверены, что у вас найдется время подумать или решить общие бизнес-проблемы.
Контролируйте электронное общение
Многие руководители предпочитают общаться в мессенджерах или переписку по электронной почте, потому что считают, что личные встречи и переговоры отнимают много времени. Однако исследователи Гарварда заметили, что чаще все наоборот. Отправка электронного письма не всегда является самым быстрым и эффективным способом донести свое сообщение. Электронная почта отнимает у руководителей бизнеса до 25% всего рабочего времени. Дело в том, что для того, чтобы не показаться невежливыми, они часто отвечают на необязательные письма, которые присылают только для информирования.
Вместо того, чтобы тратить на них время, стоит выделять 5-10 минут для личных встреч с подчиненными или деловыми партнерами. Это позволит не только донести до них сообщение, но и объяснить собственное мнение, ответить на все дополнительные вопросы, оценить реакцию, поддержать и тому подобное.
Личное общение — лучший способ оказывать влияние и делегировать обязанности. Оно также помогает руководителям наилучшим образом обучать людей, с которыми они работают бок о бок.
Прямой контакт с сотрудниками помогает узнавать, что на самом деле происходит в организации. Без него руководитель рискует оказаться внутри радужного пузыря и слишком поздно понять, в каких реалиях работают его подчиненные. Наконец, личное общение со всеми сотрудниками компании подкрепляет легитимность, авторитет и надежность руководителя в их глазах, что очень важно для развития мотивации и лояльности персонала.
