Что дает тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент, или управление временем, – довольно молодая наука. Хотя без лишней скромности ее, пожалуй, стоило бы назвать искусством. Ведь, освоив ее приемы, вы позабудете, что еще недавно жаловались на то, что ничего не успеваете. Вы научитесь принимать решения, почувствуете уверенность в собственных силах. Текущие дела перестанут изматывать вас, вы возьметесь за решение проблем, которые откладывали уже не первый год, и наконец-то найдете время на отдых.
Вводить основы тайм-медеджмента в корпоративную культуру и повседневную работу сотрудников аптеки нужно уже сегодня. Это сразу принесет дополнительные конкурентные преимущества, а значит – и заметные перемены в компании. Все поручения будут выполняться точно в срок, исчезнут недоразумения и конфликты в контактах с дистрибьюторами и медпредставителями, появится больше постоянных клиентов. Но уже скоротайм-менеджмента станет просто необходимостью, чтобы не отставать от соперников.
С чего начать?
Необходимо осознать, что временем, которое вы и ваши коллеги проводите на работе, нельзя распоряжаться по своему усмотрению. Это ресурс, который приобретает у вас работодатель, наряду со знаниями и навыками. От способности сотрудников укладываться в сроки, их умения расставлять приоритеты во многом зависят результаты работы всей компании.
Однако заставлять людей слепо выполнять предписанные требования и нормы – не эффективно, да и невозможно. Корпоративный тайм-менеджмент всегда начинается с личного управления временем, поэтому говорить о его внедрении для каждого сотрудника, структурного подразделения и компании в целом, можно только после того, как ее руководитель сам освоит приемы управления своим временем, научится делегировать полномочия, распределяя нагрузку. Если он убедится в преимуществах нового похода, это будет легче сделать и рядовым сотрудникам компании.
Список задач и постановка целей
Прежде чем научиться управлять временем, надо четко определить, на что оно будет потрачено. Запишите все задачи, стоящие перед вами. Не пугайтесь, что этот список будет большим и в него попадет лишнее. Вы сможете упорядочить его позже, компонуя задачи по смыслу в отдельные группы и разбивая крупные на более мелкие.
Работая над списком, не жалейте времени на описание проблем. Пользуйтесь цветными ручками и маркерами, делайте пометки, рисуйте графики. Такая визуализация поможет разобраться даже в тех проблемах, к которым вы долго не могли подступиться.
Когда список будет составлен, пора вспомнить о целях. Сформулируйте, чего хотите добиться, выпишите свои цели – как личные, так и профессиональные – на отдельный лист бумаги. А теперь снова возвращайтесь к задачам. Придирчиво просмотрите весь список, спрашивая себя: «Действительно ли мне это надо?», «Чего я хочу?», «Какой цели я таким образом достигну?» и т.д. При этом нещадно вычеркивайте задачи, идущие вразрез с вашими целями. Их будет не так уж мало, ведь часто мы действуем по инерции, решая проблемы, которые на самом деле не важны. Оптимизировать список задач поможет и делегирование полномочий. Анализируя предстоящие дела, задумайтесь о том, кому и что можно перепоручить.
Одна из главных причин потери времени – переключение с одной задачи на другую. Но слишком долгое занятие утомляет и снижает продуктивность работы. Поэтому необходимо научиться управлять своим вниманием.
Мелкие, повторяющиеся задачи лучше выполнять сразу, в одно и то же время, объединяя их в блоки. Для крупных может действовать обратная закономерность: если начинается ступор, оставьте дело и переключитесь на другое.
Расстановка приоритетов
Расстановка приоритетов – это, пожалуй, самый сложный момент тайм-менеджмента. Все запланированные задачи необходимо разбить на группы согласно их важности и срочности. При этом, как правило, рекомендуют выделять четыре категории:
- Важные и срочные. Эти дела требуют незамедлительного решения. К примеру, в повседневной работе первостольника к этой группе относится обслуживание клиентов. Как только покупатель входит в торговый зал, все остальные дела должны быть отнесены на второй план.
- Важные, но несрочные. Такие задачи имеют большое значение, но не привязаны к конкретному времени выполнения. Именно о них мы забываем чаще всего, по крайней мере, до тех пор, пока они не перейдут в категорию неотложных. К ним можно отнести введение новаций, обучение сотрудников, личностное развитие.
- Срочные, но неважные. Из таких дел состоит большая часть повседневной суеты. Чтобы избавиться от нее, необходимо четко представлять, какое значение имеет та или иная задача. Менее важные дела следует, по возможности, перекладывать на чужие плечи.
- Несрочные и не важные. Зато самые приятные! Именно им мы уделяем большую часть своего времени, зачастую в ущерб остальным задачам.
Конечно, чтобы научиться расставлять приоритеты, вам потребуется время. Поначалу можно использовать несложные правила:
- ориентируйтесь на будущее;
- концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах;
- ставьте перед собой высокие, пусть и труднодостижимые цели, чтобы стремиться кардинально изменить ситуацию.
Планирование
Планирование – самая важная часть управления временем, ведь, как говорил один известный литературный персонаж, «для того чтобы управлять, нужно, как-никак, иметь точный план на некоторый, хоть сколько-нибудь приличный срок». Начинайте с наиболее отдаленных сроков, например, с плана на год. Для наглядности его можно изобразить в виде графика с разбивкой по месяцам и отметить точки, соответствующие наиболее важным делам, привязанным к определенному времени. Исходя из годового графика, нужно составить план на ближайший месяц, а затем – и на предстоящую неделю. Понятно, что они должны быть более подробными. Составляя списки задач на каждый день, старайтесь оставлять свободным не менее 40% времени. Иначе ваш план попросту окажется нереальным – любая непредвиденная заминка выбьет вас из колеи. Важные дела старайтесь назначать на более раннее время. Каждый раз, составляя список дел на завтра, сверяйтесь с недельным, месячным и годовым планом.
От личного к корпоративному
Чтобы тайм-менеджмент был эффективным, мало познакомить сотрудников с его основами, проведя, к примеру, серию тренингов. Новый подход должен стать неотъемлемой частью формальных и неформальных корпоративных стандартов. Встраивать его в повседневную работу организации следует, начиная с разработки единой системы понятий. К примеру, при постановке задач надо избегать фраз: «Сделайте как можно скорее», «Как только сможете». Вместо этого лучше озвучивать определенные сроки, причем подчиненному должно быть понятно, что, к примеру, фраза «сегодня, до конца дня» означает «не позже 18.00». О подобной терминологии нужно договориться и относительно определения задач и целей, приоритетности и срочность дел, планирования, выполнения заданий и т.п.
Следующий этап – установление правил, общих для всех сотрудников. К ним можно отнести штрафы за опоздание, требования по отчетности, режим работы и отдыха. Важно не просто навязать указания сверху, а привести людям рациональные и доступные аргументы в пользу тех или иных распоряжений. Например, требование хранить документы в определенном порядке может быть связано с необходимостью экономить время на их поиски.
Наконец, чтобы сотрудникам было легче принять новые стандарты, руководитель должен позаботиться об их «материальном» воплощении. Этот могут быть графики, планы работы, вывешенные на всеобщее обозрение, стандартные формы для планирования и обзора задач, электронные и бумажные таблицы, специальные компьютерные программы.
Все эти методы позволят оптимизировать работу фирмы. Однако, внедряя их, руководитель должен помнить, что главная цель корпоративного тайм-менеджмента – взять под контроль не всю деятельность и время сотрудников, а только те моменты, которые наиболее значимы для эффективности работы компании.
Использованы фото Shutterstock/FOTODOM UKRAINE
