В чем соль философии GTD
Автора философии GTD («GettingThings-Done» – «Довести дела до завершения») и бестселлера по ее мотивам «Как упорядочить дела» (2008) Дэвида Алена журналисты газеты the Guardian в свое время назвали человеком, который призван навести порядок во Вселенной. А ведь порядок и гармония воцарятся только тогда, когда люди будут заниматься тем, что на самом деле приносит им удовольствие. Это, собственно, и есть главная цель методики – помочь человеку успевать делать необходимое, оставляя максимум времени на то, что приносит радость. Кому именно это может быть полезно? Любому, кто живет в ритме мультизадачности: от руководителя крупной компании до домохозяйки.
Отличие GTD от других технологий тайм-менеджмента Вячеслав Сухомлинов, единственный сертифицированный в Украине тренер по этой методологии, сформулировал так:
– Технология затачивает мозг на обработку информации таким образом, что после постановки задачи он почти автоматически настраивается на первый шаг, действие, с которого начнется движение к результату. Именно шаг действенной обработки информации, направленной на достижение цели, отличает GTD от других систем. Следовательно, эта методика позволяет доводить дела до своего логического завершения.
Как освободить мозг при помощи GTD
Важный психологический «кит», на котором базируется философия GTD, заключается в том, что любые жизненные задачи – от продвижения важного проекта до уборки в кладовке – мозг воспринимает как руководство к действию, держит в памяти, провоцирует психическое напряжение до тех пор, пока мы не оформляем эти задачи в конкретные действия. Наше сознание не различает прошлое и будущее. К примеру, вы держите в голове «закладку» о том, что на следующей неделе необходимо оформить крупный заказ у поставщика, только вышедшего на рынок и покорившего вас ценами. Но независимо от сроков (дело не является срочным) сознание ставит этой задаче статус «требует немедленного решения». И пока вы не сделаете заказ, задача будет расцениваться мозгом как незавершенная и втихаря съедать массу психической энергии.
Чтобы повысить производительность и жить без хронического стресса, Дэвид Ален определил пять шагов освобождения собственного сознания от незавершенных процессов. Собственно, к ним и сводится методика GTD.
Шаг № 1. Сбор информации.
Фиксируйте все. Записывайте задачи, идеи, дела в блокнот или приложение в смартфоне. Главная особенность перечня задач GTD – вы учитываете в нем абсолютно все дела и таким образом разгружаете мозг от прокрутки деталей выполнения задач, высвобождаете его ресурсы для работы. Важно: список всегда должен быть у вас под рукой («добавлю это позже» – не вариант). Даже мелкие или незначительные задания нужно зафиксировать, если вы, конечно, не планируете их выполнение прямо сейчас.
Шаг №2. Обработка: пишите объяснение.
Задачи не должны быть общими вроде «подготовиться к командировке». Разбивайте длительные, большие дела на конкретные шаги и действия (подать определенный перечень документов в визовый центр, собрать вещи, которые понадобятся в путешествии, приобрести солнцезащитные очки и т.д.). При общем перечне задач мы тратим больше времени на его расшифровку, чем на выполнение. И еще: если можете делегировать какие-то дела, обязательно делайте это. Обдумайте накопленную информацию и поступайте так регулярно, чтобы ее не накапливалось слишком много. Это главное правило работы всей системы GTD. Для обработки информации задайте себе ряд вопросов:
Это решаемо? Вы спрашиваете себя, можно ли убрать задачу из списка срочных дел. Если ответ положительный, то переместите ее в список «когда-нибудь». Вещи, которыми вы хотите заняться в далеком будущем (выучить японский, написать книгу), тоже переносите в этот список, чтобы они не занимали место среди «следующих действий».
Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD все, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список проектов и выберите одно действие для добавления в список «следующие задачи».
Займет ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли выполнить его только вы или сумеете кому-то передать.
Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте ее в свой календарь или в список «следующие».
Есть ли конкретный срок выполнения? Если да, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда все, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелет. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «следующие действия».
Шаг № 3. Организация: определяйте приоритеты.
Для каждого дела в списке укажите конкретную дату и сроки. Если необходимо, добавьте напоминание. По сути, это работа и с перечнем, и с календарем. На этом этапе GTD должна появиться уверенность в том, что вы точно ни о чем не забудете.
Шаг № 4. Обзор: обновление перечня задач.
Перечни актуальных дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система GTD должна работать, поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
Шаг № 5. Действуйте!
Когда все организовано, можно начинать выполнять запланированное. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия ждут вас, и работайте. Ни одна система не сможет переделать дела за вас, поэтому не слишком увлекайтесь составлением списков, а действуйте! И вы реализуете по-настоящему большие проекты.
Личный опыт использования GTD
• Фиксируйте все, что требует вашего внимания, но в разные списки. Пусть в одном будет перечень рабочих задач, в другом – домашних дел. Только храните их в одном месте, чтобы всегда были под рукой.
• Записывайте в список проектов все, что требует больше двух действий.
• Не назначайте себе много срочных задач, используйте списки для несрочных действий.
• Проводите регулярный осмотр, ревизию дел.
• Даже если вы считаете себя умным и успешным, помните: всегда есть возможность для совершенствования, развития и уменьшения стресса. Пытливый ум и целеустремленность часто приводят к выгоранию. GTD поможет этого избежать
По методологии GTD Вячеслав Сухомлинов живет почти 10 лет. За это время он прошел путь от руководителя небольшой сети кафе к исполнительному директору одного из крупнейших ресторанных холдингов в стране.
– GTD я считаю одним из ключевых факторов успеха, – говорит он. – Это не означает, что всегда выбираю правильные решения, нет, порой ошибаюсь. Но трачу меньше времени на процесс обдумывания. А учитывая темп, в котором мы живем сейчас, это большое преимущество. Хотя, пожалуй, главное, чему я научился благодаря GTD, – эффективному взаимодействию с внешним миром и всем, что валится мне на голову. Теперь могу контактировать с окружающими с наименьшим стрессом и с наибольшей ясностью. Это способ мышления, который по желанию дает возможность быть творческим, сфокусированным на стратегических вопросах или просто быть здесь и сейчас.
